Ryhmämatkan valmistelu vaatii muutamia huomioita, joita ei tarvitse ajatella tavallista lomaa suunnitellessa. Näillä vinkeillä onnistut!

Lue vinkit ja suunnittele onnistunut ryhmämatka ystävien, suvun, opiskelukaverien tai vaikka urheiluseurasi kanssa!

Ryhmämatka on vähintään kymmenen ihmisen matka

Ryhmämatka tarkoittaa vähintään kymmenen ihmisen suuruista joukkoa, joiden matka tehdään samalle varaukselle. Näin suurelle ryhmälle lentojen varaaminen ei enää onnistu ilman matkatoimiston apua, ja silloin on kyse ryhmämatkoista.

Ryhmämatkan valmistelut on hyvä aloittaa mahdollisimman ajoissa, mutta aikaisintaan 11 kuukautta ennen matkan päättymistä, kun lentoliput tulevat myyntiin. Hinta on aina sitä edullisempi mitä aiemmin on liikkeellä, sillä ryhmämatkojen ollessa kyseessä äkkilähtöjä ei ole tarjolla. Hinta kallistuukin sitä mukaa, mitä lähemmäksi matkan ajankohta tulee. Tämä pätee talvimatkoissa yhtä lailla Alppeihin, Pohjoismaiden hiihtokohteisiin, Suomen Lappiin sekä Pohjois-Amerikan ja Japanin hiihtokohteisiin.

Jos suunnitteilla on matka erityisesti suosittujen matkailusesonkien kuten vaikkapa pääsiäisen, kesälomakauden tai joulun aikana, ryhmämatkaa varatessa on syytä olla liikkeellä niin varhain kuin mahdollista.

Ryhmämatkan suunnittelussa kannattaa luottaa ammattilaisiin

Ryhmämatkaa ostaessa on hyvä huomioida, että lentolipun hinta ei ole sama kuin jos ostaisi samalle lennolle lipun vain yhdelle matkustajalle.

Kun kyseessä on yli kymmenen hengen seurue ja lentoliput ostetaan matkatoimiston kautta, tulee hintaan tyypillisesti 10–15 prosentin lisämaksu. Se takaa itse ostettuja lentolippuja paremmat ehdot, sillä hintaan sisältyvät joustavat sitoutumis- ja maksusäännöt. Ryhmävaraukseen kuuluvat siis juuri ryhmiä koskevat ehdot ja ryhmäennakko. Koko matkaa ei kuitenkaan ole pakko maksaa vielä varausvaiheessa.

Toki omatoiminen matkailija voi kiertää matkatoimiston käyttämisen ja varata lentoliput aina yhdeksälle matkustajalle kerrallaan. Siinä tilanteessa lippuja koskevat tavalliset maksu- ja peruutusehdot.

Majapaikkaa varatessa kannattaa huomioida paitsi ryhmän koko, myös yksilölliset toiveet. Esimerkiksi kouluryhmien tai urheilujoukkueiden matkoilla paras majoitus voi olla hostelli, perheen kanssa huvila – kun taas koulutusmatkalla sopivin majoitusvaihtoehto saattaa olla perinteinen hotelli. Myös matkan luonne kannattaa huomioida majoitustyyppiä valitessa, sillä esimerkiksi raskaita urheilusuorituksia sisältävällä matkalla hostelli ei välttämättä ole paras ratkaisu edes nuorille matkailijoille.

Varaa riittävän suuri kuljetus

Kun lennot ja majoitus on varattu, tulee jo ennen matkaa huomioida täytyykö ryhmälle varata omaa kulkuneuvoa esimerkiksi lentokenttäkuljetuksia varten.

Ryhmän koosta riippuen voi olla kätevintä varata oma bussi. Oma bussi on erityisen mukava vaihtoehto suurikokoiselle ryhmälle, jonka on määrä taittaa pitkiäkin välimatkoja lentokentän ja majapaikan välillä tai kohteessa liikuttaessa.

Alpeilla tai muissa hiihtokohteissa liikuttaessa kulkuneuvovalinnassa kannattaa huomioida myös mahdollinen varusteiden kuljetus: mahtuvathan kaikkien sukset ja laudat varmasti mukaan? Luota paikallisiin kuljetusten aikataulutuksessa. Pienet vuoristotiet voivat olla hitaita kuljettavia ja näihin kuluvaa aikaa on usein itse vaikea arvioida oikein.

Myös julkisen liikenteen käyttö voi olla loistava vaihtoehto omatoimiselle ryhmälle tai, jos ryhmä on riittävän pieni ohjattuun liikkumiseen julkisilla.

Matkatoimisto tarjoaa parhaimmillaan paitsi matkan varaukseen myös kuljetukseen liittyvät palvelut. Asiakkaan toiveiden mukaan räätälöidyillä matkoilla järjestäjän puolesta tarjotaan kaikki mahdollinen. Jos haaveissa on käytännön järjestelyiden osalta täydellinen matka ja haluat kaiken sujuvan viimeisen päälle loistavasti, kannattaa turvautua asiantuntijan apuun ja kääntyä matkatoimiston puoleen.

Ryhmämatkalle erilaisella joukolla

Ryhmämatkailu on suosittua monenlaisten matkailijoiden joukossa. Esimerkiksi hiihtomatkailu ystäväporukalla, juhlapäivän kunniaksi toteutettu sukumatka, urheilujoukkueen kisamatka tai vaikkapa opiskeluporukan yhteinen matka ovat tavallisia teemoja ryhmämatkalle.

Erilaisilla ryhmillä on erilaiset tarpeet, ja esimerkiksi hiihtomatkaa valmistellessa on itsestään selvää, että jo suunnitteluvaiheessa kannattaa pitää mielessä eri asiat kuin esimerkiksi opiskeluporukan kaupunkiloman suhteen.

Kaveriporukan matkalla usein paras majoitusvaihtoehto on suuri talo, huvila tai mökki, joka takaa yhteiset illanvietot ja mukavat ruoanlaittohetket. Kokkausvuorot ja muut käytännön asiat kannattaa kuitenkin sopia jo ennen matkaa, jotta esimerkiksi tiskaaminen ei jää vain yhden harteille ja ystävyys säilyy myös matkan jälkeen. Jos kyseessä on vaikkapa hiihtomatka tai muu reissu, jossa päivät täyttyvät fyysisesti vaativasta aktiviteetista, on illoille viisasta varata kevyttä ohjelmaa.

Suvun kanssa matkustaessa hyviä majoitusvaihtoehtoja ovat huoneistohotelli, perinteinen hotelli tai oma huvila. Sukulaisten kesken tehdyllä matkalla monet osallistujat ovat tavallisesti hyvin eri-ikäisiä, jolloin ohjelmaa suunnitellessa on huomioitava erilaiset tarpeet ja kiinnostuksen kohteet.

Jos suunnittelet matkaa opiskelijaporukalla, on matkabudjetti tavallisesti opiskelijoiden kohdalla melko pieni. Mitä pienempi budjetti ryhmällä on, sitä enemmän ryhmän on huolehdittava järjestelyistä itse. Budjetti kannattaa huomioida myös kohdetta ja matkan ajankohtaa valitessa, sillä niillä on suuri merkitys matkan lopulliseen hintalappuun.

Talviloman onnistuminen on usein säästä kiinni. Ryhmämatkojen kohdalla tämä asettaa suunnitteluhaasteen, sillä ison joukon varauksia ei voi jättää viime hetkeen. Matkan puuhahenkilöiden kannattaakin varautua myös plan B:llä: mitä kohteessa voi tehdä jos lunta onkin odotettua heikommin? Onneksi monet Alppien lomakohteet tarjoavat runsaasti tekemistä myös vähälumisempina hetkinä ja suosituimmissa kohteissa rinteet nousevat lähes lumivarmoihin korkeuksiin.

Ryhmämatkoja laskukohteisiin räätälöivät paitsi perinteiset alppimatkatoimistot, kuten STS Alppimatkat ja Slopetrotter Skitours, mutta myös muut matkatoimistot. Esimerkiksi Matkapörssistä saat asiantuntevaa apua laskuporukan ryhmämatkojen järjestelyssä.

Teksti: Inka Khanji
Kuvat: Flickr / Jaanus Treilmann,  Simo Vunneli, Mr Moss via Compfight cc, Visit Finland / Juha Kuva